E-mail marketing zgodny z prawem

Artykuły, ustawy, zgody, RODO, GIODO… dużo tych terminów, skrótów i prawniczego żargonu. Za chwilę zapoznasz się z najważniejszymi kwestiami, które pomogą Ci prowadzić e-mail marketing zgodny z prawem. Dowiesz się, jakie wymagania musisz spełnić, żeby Twoje koszmary senne nie dotyczyły pism z urzędu i wezwań do sądu.

Jeśli masz zapamiętać jedno zdanie z tego artykułu, to zdanie: “Jeśli masz wątpliwości, czy jakaś ustawa Cię obowiązuje, to lepiej załóż, że tak”. Dotyczy to przede wszystkim zgód, których musi nam udzielić klient lub odbiorca. Teraz Cię zasmucę — a może wręcz przeciwnie? Prawo nie określa, jak dokładnie powinny wyglądać i brzmieć te zgody. Istnieje więc kilka akceptowalnych form, a o tym więcej w artykule.

E-mail marketing w polskim prawie

Zanim przejdę do treści zgód, przedstawię, z jakich przepisów prawa wynikają. W Polsce obowiązują 3 ustawy, które regulują e-mail marketing. Ich treść rodzi wiele pytań. Na najczęstsze znajdziesz odpowiedzi poniżej.

Czy adres e-mail jest zawsze daną osobową?

O danych osobowych mówi RODO. Zawiera ono przepisy dotyczące ochrony danych osobowych osób fizycznych. Tutaj rodzi się pierwsze pytanie — czy adres e-mail jest daną osobową? Nie zawsze. Jeśli nie zawiera on imienia, nazwiska i innych danych, na podstawie których można zidentyfikować konkretną osobę, to można powiedzieć, że nie jest on daną osobową. Jednak, przy pozyskiwaniu adresów e-mail przez formularz, nie wiesz, kto będzie się tam zapisywał. Mogą to być różnego rodzaju firmy, ale też osoby fizycznie. Samodzielne sprawdzanie każdego adresu i decydowanie, czy zawiera dane osobowe, czy też nie, może okazać się czasochłonne. Dlatego, najlepiej pozyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych przy każdorazowym zapisie.

Treść ustawy: RODO, czyli rozporządzenie o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 730)

Czy można wysyłać oferty i reklamy bez zgody?

Na to pytanie odpowiada treść Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Skupia się ona na obowiązkach oraz zasadach odpowiedzialności usługodawcy, a także zasadach ochrony danych osobowych osób fizycznych. Co jest w niej istotne w kontekście e-mail marketingu? Ustawa informuje, że nie można przesyłać niezamówionej informacji handlowej. Musimy uzyskać zgodę odbiorcy, żeby móc oferować mu nasze produkty lub usługi i namawiać do zakupu.

Treść ustawy:_ Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2020 r. poz. 344)_

Czy prawo telekomunikacyjne dotyczy też e-mail marketingu?

Żeby odpowiedzieć na to pytanie, przytoczę treść ustawy, bo brzmi ona dość skomplikowanie: „Zakazane jest używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego, chyba że abonent lub użytkownik końcowy uprzednio wyraził na to zgodę”.

Rozłóżmy to na czynniki pierwsze. Telekomunikacyjne urządzenia końcowe to wszystko, co może łączyć się z siecią, czyli: telefon, komputer, laptop, tablet, telewizor. Automatyczne systemy wywołujące oznaczają wszelkiego rodzaju systemy techniczne, które komunikują się z odbiorcą bez udziału człowieka. Abonent to każdy, kto jest stroną umowy zawartej o świadczenie usług z dostawcą usług telekomunikacyjnych, a użytkownik jest podmiotem korzystającym z tych usług. Prawo to nawet dla obeznanych na ten temat osób nie jest do końca jasne, więc lepiej dmuchać na zimne i poprosić odbiorcę na zgodę również w tej kwestii.

Treść ustawy: Ustawa dotycząca prawa telekomunikacyjnego (Dz.U. z 2021 r. poz. 576)

Uzyskanie jednej zgody dotyczącej któregoś z wymienionych wyżej ustaw nie oznacza zgody na kolejne działania. Jeśli zabraknie chociaż jednej z nich, to nie możesz działać w pełni zgodnie z prawem. Jeśli zabraknie chociaż jednej z nich, **to nie możesz wysyłać mailingów zgodnie z prawem. **Podsumowując, najbezpieczniej będzie uzyskać trzy osobne zgody. Istnieje jednak wyjątek. **Jeśli zdecydujesz się na wysyłanie newsletterów, bez informacji handlowych, to musisz uzyskać jedynie zgodę na przetwarzanie danych osobowych. **

Płynnie przechodzimy do kolejnego zagadnienia, czyli warunków, które muszą spełniać zgody.

Jakie kryteria muszą spełniać zgody, żeby móc prowadzić e-mail marketing zgodny z prawem?

Kiedy umieszczasz już zgodę na swojej stronie lub w treści e-maila, to musisz zadbać o jej odpowiednią treść. Nie chcesz przecież doświadczyć sytuacji, w której okaże się ona nieważna i będziesz musiał/a poświęcać czasu na ponowne zwrócenie się do odbiorców z prośbą o wyrażenie zgody.

O czym warto pamiętać?

• Zgoda musi być konkretna, czyli zawierać informacje o tym, kto będzie wykorzystywał dane, w jakim celu oraz jakie będą to dane.
• Odbiorca może w każdym momencie anulować zgodę. Nie można mu też utrudniać wycofania zgody.
• Zgoda musi być udzielona w sposób świadomy, dobrowolny i jednoznaczny. Nie ma tu miejsca na kombinowanie, ukrywanie jej np. w regulaminie.
• Musisz mieć potwierdzenie wyrażenia zgód przez odbiorcę. Najczęściej stosowaną do tego celu metodą jest double opt-in. Odbiorca po wpisaniu adresu e-mail w formularzu otrzyma wiadomość w skrzynce pocztowej. Będzie musiał potwierdzić zapis przez kliknięcie link aktywacyjny. Wtedy adres e-mail zostanie zapisany w Twojej bazie.

Jak wyglądają zgody na e-mail marketing?

Prawo nie określa, jak dokładnie powinny wyglądać i brzmieć **zgody na wysyłkę informacji handlowej drogą elektroniczną oraz informacji marketingowych **Najczęstszym wyborem są checkboxy — odbiorca musi je odznaczyć, żeby móc przejść do kolejnego kroku. Ten sposób sprawdzi się, szczególnie jeśli masz zamiar wysyłać newslettery. Najważniejsze, żeby checkbox znajdował się pod treścią zgody i klauzuli informacyjnej. Inną formą jest komunikat. Ważne, żeby spełniał on wymienione w poprzednim punkcie wymogi dotyczące treści zgody. Musi być w nim zawarty dokładny cel, w jakim pozyskiwane są dane odbiorcy.

Treść ustawy RODO mówi wprost o tym, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych może mu zostać udzielona przez jednoznaczną czynność potwierdzającą. Oznacza to, że jest tu duża dowolność formy takiej zgody, ale musimy mieć potwierdzenie, że została ona udzielona.

Dużo tych zgód, prawda? Niestety muszę Cię zmartwić. To nie koniec pracy. Gdy już zdobędziesz zgody na przetwarzanie danych, to musisz gdzieś te dane przechowywać i prowadzić rejestr.

Czy muszę rejestrować bazę danych w GIODO?

Jeśli szukasz w internecie informacji na temat tego, jak prowadzić e-mail marketing zgodny z prawem, to na pewno rzucił Ci się w oko ten skrót. Wiele artykułów z pierwszej listy wyszukiwań Google zawiera treści mówiące o tym, że zgłoszenie do GIODO jest niezbędne. Zwróć uwagę na daty publikacji artykułów — być może są już nieaktualne. Ustawa RODO z 25 maja 2018 zniosła obowiązek zgłaszania zbiorów w GIODO. Zastąpiono go obowiązkiem prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych. Oznacza to, że musisz w formie pisemnej prowadzić spis wszystkich pozyskanych kontaktów.

Nielegalny mailing — czy warto?

Możesz w przypływie frustracji stwierdzić, że „to jakiś absurd” i że te wszystkie zgody, rejestry są bez sensu. Ba! Nawet nie masz zamiaru się nimi przejmować.

Mam jednak dla Ciebie motywację — kary** za nielegalny mailing** obejmują grzywnę, ograniczenie wolności, pozbawienie wolności oraz karę pieniężną obejmującą część przychodu.

Oczywiście czy to zrobisz, to tylko i wyłącznie Twój wybór. Trzy checkboxy, czy grzywna… Decyzja należy do Ciebie.

Całe szczęście jeśli chodzi o e-mail marketing, to właśnie udało Ci się przejść przez jeden z najmniej porywających (niemniej bardzo ważny) element. Jeśli nie zniechęciło Cię to do prowadzenia marketingu internetowego, to nie pozostaje Ci nic innego, jak wybrać odpowiednią platformę mailingową przy użyciu naszej porównywarki, zebrać zgody i ruszać ku tej internetowej przygodzie!

Czytalności!